ARA:n jälkilaskelma osa 3: Raportoitavat tiedot

Jälkilaskelma on tilinpäätöshetkellä vuokra- ja muista tuotoista sekä niillä katettavista menoista laadittava suoriteperusteinen rahavirtalaskelma.

Jälkilaskelman luvut johdetaan suoraan kirjanpidosta ja jälkilaskelmassa huomioidaan ainoastaan rahan todellinen liikkuminen. Laskelmassa ei siis ilmoiteta poistoja, mutta taseeseen aktivoidut korjaukset ja lyhennykset ilmoitetaan kukin omalla rivillään.

Korkotuki- ((604/2001) 13 c §) ja aravarajoituslain ((1190/1993) 7 c §)) mukaan jälkilaskelmasta on käytävä ilmi

  • paljonko vuokria on peritty
  • mitä menoeriä on katettu vuokrilla
  • paljonko tuleviin perusparannus-, ylläpito- ja hoitotoimiin on kerätty varoja ja miten niitä on käytetty
  • paljonko tilikaudelta on syntynyt rahoitusylijäämää tai -alijäämää
  • paljonko edellisiltä tilikausilta on syntynyt rahoitusylijäämää tai -alijäämää

Idea on, että jälkilaskelman osoittama yli- tai alijäämä vähennettynä varautumiseen kerätyillä varoilla on otettava huomioon seuraavien vuosien vuokria määritettäessä, jotta varmistetaan omakustannusperiaatteen toteutuminen (korkotukilaki 13 c § ja aravarajoituslaki 7 c §).

Tämän lisäksi jälkilaskelmassa tulee eritellä historian aikana kerätty käyttämätön kumulatiivinen varautuminen, tilikauden aikana vuokrissa kerätyn varautumisen määrä ja tilikauden aikana käytettyjen varautumisten määrä. Jälkilaskelma täsmäytetään taseen rahoitusasemaan. (ks. lähde)

Jos haluat koko oppaan käyttöösi whitepaper-muodossa (pdf), niin pyydäthän sitä meiltä sähköpostitse (contact (at) pandia.fi) tai soita meille (010 504 1400), niin lähetämme sen sinulle.

Autamme mielellämme muutenkin raportoinnin toteuttamisessa. Pandian ohjelmistojen ja asiantuntijoiden avulla raportointi voidaan helposti jopa automatisoida kokonaan!

ARA:n jälkilaskelma osa 2: Raportoinnin lähtökohta

Tasausryhmätason laskelmat. Jälkilaskelman tiedot kerätään vuoden 2017 alusta alkaen yhteisöistä ja tasausryhmistä. Yhteisötason tiedot lähetetään ARA:lle keväästä 2018 lähtien ARA:lta saapuvan tietopyynnön mukaisesti. Tasausryhmätasoiset laskelmat on myös laadittava, mutta esitettävä ARA:lle vain erillisestä pyynnöstä.

Kustannuspaikkakohtainen kirjanpito. Tasausryhmä muodostetaan siihen kuuluvien ARA-kohteiden kustannuspaikoista (huomioiden tasaussäännökset korkotukilain 13 a § ja aravarajoituslain 7 a §:ssä). Käytännössä tämä tarkoittaa, että jotta tasausryhmäkohtainen laskelma saadaan muodostettua, jälkilaskelman luvut tulee kerätä kirjanpitoon kustannuspaikoittain. Tällöin kohteet voidaan ryhmitellä tasausryhmiin ja niistä erotella ryhmiin kuulumattomat kohteet.

ARA suosittelee, että erityisryhmäkohteet tai asunnot, jotka ensivuokrataan toiselle yhteisölle, käsitellään omina erillisinä tasausryhminään, jotta jälkilaskelmien laatiminen on yhteisölle helpompaa.

Lähtökohtana 2016 lopun yli-/alijäämä. Vuoden 2017 tiedoista ilmoitettavan jälkilaskelman lähtökohtana on 31.12.2016 mennessä kertynyt kumulatiivinen yli-/alijäämä. Jos taseen rahoitusylijäämää tai sen kertymistä muusta kuin rajoituksen alaisesta vuokraustoiminnasta ei ole eriteltävissä tasausryhmittäin, niin 31.12.2016 mennessä kertynyt ylijäämä pitää ilmoittaa edellisten tilikausien varautumisina kerättyjen varojen määrässä, ns. varautumisen alkusaldona.

Jälkilaskelmat tehdään vuokraemokohtaisesti. Keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden ja asunto-osakeyhtiöiden tapauksissa vuokraemo kerää vuokrat ja maksaa tytäryhtiöilleen hoito- ja pääoma-vastiketta, jotka ilmoitetaan jälkilaskelmassa omilla riveillään. Tyttärien tietoja ei ainakaan tässä vaiheessa tarvitse ilmoittaa. Jälkilaskelma täsmäytetään vuokraemon taseeseen. Jos keskinäiseen kiinteistöosakeyhtiöön tai asunto-osakeyhtiöön on kertynyt 31.12.2016 tilanteessa hoito- ja rahoitusvastikkeista ylijäämää, niin tämä ylijäämä pitää ottaa huomioon seuraavien vuosien vastikkeiden määrityksessä, jotta omakustannus-periaate toteutuu.

Jos haluat koko oppaan käyttöösi whitepaper-muodossa (pdf), niin pyydäthän sitä meiltä sähköpostitse (contact (at) pandia.fi) tai soita meille (010 504 1400), niin lähetämme sen sinulle.

Autamme mielellämme muutenkin raportoinnin toteuttamisessa. Pandian ohjelmistojen ja asiantuntijoiden avulla raportointi voidaan helposti jopa automatisoida kokonaan!

ARA:n jälkilaskelma osa 1: Mistä on kyse?

Asumisen rahoitus ja kehittämiskeskus (ARA) on ottanut käyttöön uuden jälkilaskelma-raportointimallin, jonka mukaan tilikauden 2017 tiedot on ilmoitettava ARA:lle. Vaatimus koskee kaikkia valtion tukemia vuokrataloyhteisöjä ja sen tulee perustua kirjanpitoon.

Uuden jälkilaskelmamallin tavoite ARA:n mukaan on edistää asumiskustannusten kohtuullisuuden toteutumista valtion tukemassa asuntokannassa lisäten kustannusten läpinäkyvyyttä sekä osoittaa, että vuokrilla on katettu vain omakustannusvuokraa koskevien säännösten mukaisia menoja. (ks. lähde)

Uuden raportointivaatimuksen idea on selvästi pyrkiä luomaan yhtenäinen raportointirunko ARA:n seurantaa varten ja pyrkiä tuomaan läpinäkyväksi mihin vuokratuotoilla kerätyt rahat menevät.

Yhtenäinen raportointirakenne mahdollistaa tietojen keräämisen sähköisesti sekä myöhemmin keskitetyn kiinteistötietojen vertailun ja raportoinnin. Koska mallissa keskitytään kumulatiivisen yli-/alijäämän sekä varautumisen raportointiin, mallin avulla pyritään oletettavasti varmistamaan, että yhteisön keräämät ylijäämät ja varautumiset tullaan käyttämään tulevaisuudessa oikeaoppisesti.

ARA pyytää vuokrataloyhteisöjä lähettämään vuoden 2017 yhteisötason jälkilaskelmia keväästä 2018 lähtien.

Jälkilaskelmat ilmoitetaan ARA:n verkkoasioinnin kautta. Verkkoasioinnin sähköinen lomake tulee olemaan nykyisen ARA:n jälkilaskelmamallin mukainen. Tämän lisäksi tiedot voidaan ladata palveluun myös Excel-tuontitiedostolla.

Päivitetty malli ja tuontitiedoston rakenne julkaistaan ARA:n verkkosivuilla ja verkkoasioinnin Ohjeet-osiossa alkuvuoden aikana. ARA:n tavoitteena on myöhemmin luoda rajapinta tietojen lähettämiseen, jotta lukujen lähetys voidaan myöhemmin kokonaan automatisoida.

Jos haluat koko oppaan käyttöösi whitepaper-muodossa (pdf), niin pyydäthän sitä meiltä sähköpostitse (contact (at) pandia.fi) tai soita meille (010 504 1400), niin lähetämme sen sinulle.

Autamme mielellämme muutenkin raportoinnin toteuttamisessa. Pandian ohjelmistojen ja asiantuntijoiden avulla raportointi voidaan helposti jopa automatisoida kokonaan!

Opas ARA:n jälkilaskelman toteuttamiseen

Keväällä 2018 astuu voimaan ARA:n uudet vaatimuksen jälkilaskelmien raportointiin. Vaatimus on ollut jo pitkään voimassa asumisoikeustoimijoilla, mutta nyt se tulee koskemaan myös kaikkia valtion tukemia vuokrataloyhteisöjä.

Pandia on ollut jo toteuttamassa useita jälkilaskennan automatisointeja, joten vaatimukset yksityiskohtineen ovat tulleet varsin tutuiksi. Tältä pohjalta olemmekin tehneet tämän oppaan helpottamaan asiakkaittemme toimintaa uusien ARA:n raportointivaatimusten astuessa voimaan.

Huomaattehan, että tämä opas ei ole ARA:n virallinen ohje, vaan Pandian asiantuntijoiden tulkintoihin ja näkemyksiin perustuva epävirallinen opas. Olethan meihin yhteydessä kun kysymyksiä herää.

Julkaisemme oppaan 5 blogin sarjana, joka koostuu seuraavista osioista:

Oppaan tiedot on kerätty muun muassa ARAn verkkosivuilta ja yksityiskohtia on lisäksi tarkennettu suoraan ARA:n edustajien kanssa.

Jos haluat koko oppaan käyttöösi whitepaper-muodossa (pdf), niin pyydäthän sitä meiltä sähköpostitse (contact (at) pandia.fi) tai soita meille (010 504 1400), niin lähetämme sen sinulle.

Autamme mielellämme muutenkin raportoinnin toteuttamisessa. Pandian ohjelmistojen ja asiantuntijoiden avulla raportointi voidaan helposti jopa automatisoida kokonaan!

Tiedonantovelvollisuus yksinkertaistuu? Vaikutukset tilaajalle vähäiset.

Verottaja tiedotti 9.12.2015 rakentamisen tiedonantovelvollisuuden yksinkertaistumisesta. Tiedotteen alussa todetaan lupaavasti, että ”jatkossa urakkailmoituksia täytyy antaa harvemmin, eikä enää jokaiselta työmaalta erikseen”. Avaan tässä tarkemmin, mitä muutokset tarkoittavat tilaajaorganisaation näkökulmasta.

1. Sopimuskohtainen vs työmaakohtainen ilmoittaminen?

Ensimmäinen muutos koskee tapauksia, joissa saman urakan puitteissa tehdään työtä usealla eri työmaalla. Jatkossa, jos tilaat samalla kerralla samalta urakoitsijalta esimerkiksi kattoremontin kolmeen eri osoitteeseen, niin riittää kun ilmoitat tiedot yhtenä könttänä kolmen työmaakohtaisen ilmoituksen sijaan.

Tällaisissa tilanteissa nykyistä käytäntöä ei kuitenkaan ehkä kannata lähteä muuttamaan, sillä kustannusseuranta on tyypillisesti jo muutenkin työmaakohtaista (1 työmaa = 1 kustannuspaikka). Kuitenkin, jos aiemmin on jouduttu kustannuspaikan sisällä pilkkomaan sopimuksia vielä tarkemmalle tasolle, niin näissä tapauksissa toiminta voi hieman helpottua. Esimerkkinä mainittakoon sopimus, jolla on kerralla sovittu 5 kylpyhuoneen remontoimisesta samassa talossa – tiedot olisi aiemmin (ainakin teoriassa) pitänyt ilmoittaa 5 osassa, mutta jatkossa riittää ilmoittaminen kerralla.

Viimeistään nyt heräsi varmaan mieleen kysymys puitesopimuksista? Verottajan tiedote ei anna syytä ymmärtää, että tämä olisi jotenkin muuttumassa. On siis tulkittava, että puitesopimusten sisällä yksittäiseksi ilmoitettavaksi sopimukseksi tulkitaan edelleen yksittäinen erillinen tilaus. Lain kirjaimen noudattaminen edellyttää siis edelleen, että kukin tilaus ilmoitetaan omana urakkanaan/työmaanaan/sopimuksenaan, eikä ilmoittaminen puitesopimuksen tasolla ole edelleenkään ohjeistuksen mukainen. Eli puitesopimuksissa muutos tarkoittaa käytännössä, että mikäli puitesopimuksen alainen yksittäinen tilaus jakautuu usealle työmaalle, niin tätä tilauskohtaista ilmoitusta ei tarvitse enää pilkkoa työmaakohtaisiin osiin.

Lopputuomio: Sopimus- ja työmaakohtaisuuteen tehty muutos tulee siis hieman helpottamaan kaikkein monimutkaisimpia ilmoitustapauksia ja vähentämään näistä aiheutuvia hermoromahduksia. Hyvä näin! Laajemmin ajatellen muutos on kuitenkin kohtuullisen vähäinen, eikä olennaisesti muuta tiedonantovelvollisuuden ja ilmoittamisen perusajatusta. Normaali työsarka ilmoittamisessa pysyy pitkälti ennallaan.

2. Ilmoitusten antaminen harvemmin?

Toinen muutos koskee perusteita, jotka velvoittavat yksittäisen ilmoituksen lähettämiseen. Heti alkuun on huomattava, että harvemmin ilmoittaminen EI siis tarkoita sitä, että ilmoitusrajat olisivat löysentyneet ja ilmoitettavia urakoita olisi tällöin entistä vähemmän. Muutoksen myötä ilmoitettavia urakoita on aivan yhtä paljon kuin ennenkin.

Aiemmin ilmoituksia on käytännössä pitänyt lähettää a) urakan alkaessa, b) urakan päättyessä ja c) joka kuukausi näiden ajankohtien välissä. Muutos vaikuttaa kohtaan C siten, että niiltä kuukausilta, joilta ei käytännössä ole uutta ilmoitettavaa, voidaan jättää ilmoittamatta.

Otetaan esimerkiksi yksinkertainen urakka, joka kestää 3kk ja sisältää yhden loppulaskun. Aiemmin on pitänyt lähettää kuukaudesta 1 perustamisilmoitus, kuukaudesta 2 ilmoitus toteuman mukaan ja kuukaudesta 3 loppulaskun sisältävä viimeinen ilmoitus. Muutoksen myötä keskimmäistä ilmoitusta ei välttämättä tarvitse enää tehdä (jos toteuma on nolla).

Lopputuomio: Muutos helpottaa etenkin sellaisia tilaajayrityksiä, jotka tilaavat vain pitkäkestoisia ja yhdellä loppulaskulla laskutettavia urakoita. Jos kuitenkin joukkoon mahtuu kaikenlaisia urakoita maan ja taivaan väliltä, niin muutoksen hyöty ei ole niin suuri. Tämä siksi, että mitä sekalaisempi ja suurempi joukko urakoita on meneillään, sitä arvokkaammaksi tulee systemaattisuus toimintatavoissa. Voi olla jopa selkeämpää lähettää systemaattisesti joka kuukausi ilmoitus kaikista urakoista kuin erikseen hallita tietoa siitä, mitkä ilmoitukset on lähetettävä ja mitkä ei. Mitä vähemmän systemaattisuutta, sitä enemmän virhemahdollisuuksia.

3. Pakollisten tietojen muutokset?

Yllä mainittujen muutosten ohella muutamat tiedot ovat nyt muuttuneet vapaaehtoisiksi. Merkittävin näistä on yhteyshenkilötiedot, joiden ilmoittaminen ei ole jatkossa pakollista. Tämän lisäksi työmaan sijainti muuttuu sopimuskohtaiseksi (liittyy suoraan kohtaan 1), ulkomaisen työntekijän osoitetiedoksi riittää kotivaltion osoite ja työntekijän osoite Suomessa muuttuu vapaaehtoiseksi. Nämä muutokset selittänevät itse itsensä ilman sen kummempia esimerkkejä.

Lopputuomio: Yhteyshenkilötiedon muuttuminen vapaaehtoiseksi on hyvä muutos ja se helpottaa hieman käytännön työtä – tosin olettaen, että aiemmin yhteyshenkilötiedot on ylipäätään ilmoitettu pedantisti eikä vain esim. toimittajarekisterin vakioyhteyshenkilötietoa käyttäen. Aiemmin yhteyshenkilötiedot on pitänyt syöttää ilmoituksiin urakkakohtaisesti ja ilmeisesti tämän tarkoitus on ollut lähinnä palvella verottajaa lisätietopyyntöjen kohdistamisessa helposti oikealle ihmiselle.

Lopuksi

Rakennus- ja kiinteistöalalla toivottiin aikoinaan kovasti, että uusi lainsäädäntö ei koskaan menisi läpi, koska odotettavissa oli suuri hallinnollinen työ. Lainsäädännön voimaantulon jälkeen puolestaan on alkanut spekulaatio siitä, että koskahan lakia aletaan keventämään, koska ilmoittaminen johti juurikin niin suureen työmäärään kuin odotettiinkin.

Uutiset yksinkertaistuksista on otettu siis ilolla vastaan. Täytyy nyt kuitenkin todeta, että uudet kevennykset jäävät kyllä pieniksi. Kaikkein monimutkaisimpien tapauksien ilmoittaminen hieman helpottuu ja lisäksi ilmoittajille annetaan hieman lisää joustavuutta parhaan ilmoitusprosessin luomiseksi. Ilmoittamisen perusteet ja sitä kautta ilmoittamisen työmäärä pysyvät kuitenkin etenkin isoilla tilaajaorganisaatioilla kutakuinkin ennallaan.

Laiminlyöntimaksut, liipasinsormi herkistynyt – muista tämä, kun mietit uutta ilmoitustapaa!

Talouselämä raportoi uudessa tiedonantovelvollisuutta koskevassa artikkelissaan, että verottaja alkaa olemaan kyllästynyt puutteellisiin ilmoituksiin. Artikkelissa painotetaan, että laiminlyöntimaksuja on nyt alettu langettamaan erityisesti tapauksissa, joissa ilmoittaja ei korjauskehotuksesta huolimatta pysty toimittamaan täydellisiä tietoja verottajalle.

Blogasimme jo aikaisemmin yllättävästä tiedonantovelvollisuuden ristiriidasta – tällä voi nyt olla paljonkin merkitystä sen suhteen, osuuko omalle kohdalle sanktioita vai ei.

Pähkinänkuoressa idea siis on, että verottajan ohjeistukset antavat teoriassa 12kk aikaa vapaasti korjata ilmoituksia. Jos verottaja kuitenkin lähettää selvityspyynnön/korjauskehotuksen, voi korjaamisaikaa ollakin esimerkiksi vain 2 viikkoa, jonka jälkeen sanktiot voidaan todellisuudessa langettaa. Tiedossamme olevissa tapauksissa tätä aikamäärettä ei ole myöskään saanut edes anomalla pidennettyä.

Jos ilmoituskäytäntö on ollut puutteellinen, voi olla vaikeaa saada prosessit ja järjestelmät korjattua 2 viikon tai vastaavassa aikaikkunassa. Allekirjoittaneen firman tarjoama järjestelmä (Pandia Investment) voidaan tarvittaessa ottaa käyttöön näinkin kiireellisesti, mutta erityisesti integraatioita tehtäessä aikataulupaine on suuri.

Jos ilmoituskäytännöt ei ole vielä kunnossa, niin kannattanee siis ottaa asia työn alle ennen kun korjauskehotuksia kolahtaa postiluukkuun!

Urakkaraportointi hoidossa, mutta henkilöstö ylikuormittunut? Vaatimukset tiukentuvat 5.3. alkaen.

Ruksi ruudussa, urakkaraportointi hoidossa? Vai onko?

Verottajalle on lähetetty  ilmoituksia puolen vuoden ajan. Monilla prosessit on tänä aikana hiottu pitkälle – siis luotettaviksi ja tehokkaiksi – osalla taas käytössä on edelleen väliaikaisiksi suunniteltuja ratkaisuja, kuten erilaisia excel-virityksiä.

Erilaisia ratkaisuja tiedonantovelvollisuuden hoitamiseen on paljon ja monet niistä ovat keskenään hyvin erilaisia. Osa hoitaa raportoinnin kirjanpidon lisämoduulilla, osa toiminnanohjausjärjestelmän raportointipalikalla, osa projektijärjestelmän uudella ominaisuudella. Monella on myös ollut perusjärjestelmien vaihto päällä, eikä tarkkaa tietoa lopullisesta toimintatavasta vielä ole – etenkin tältä joukolta kuuleekin monesti, että ”uusi toimittaja on luvannut, että raportointi verottajalle hoituu”.

Järjestelmän mainoslehtisessä on siis merkitty ”ruksi ruutuun” ja todettu, että homma hoituu. No tottakai ”homma hoituu” – ruudussahan on ruksi?! Ilmoitusvelvollisuus hoituu myös käsipelillä, excelillä ja kenties pelkällä ajatuksen voimallakin, kunhan työmaita tai ilmoittavia yhtiöitä ei ole paljon. Mutta entä jos onkin?

Jos ilmoittavia yhtiöitä on paljon, voidaan työn kustannuksissa säästää huimasti

Jos ilmoittavia yhtiöitä tai työmaita on organisaatiossa paljon (esim. kymmeniä tai satoja), niin on tyhmää tehdä järjestelmän valinta ”ruksi ruudussa”-periaatteella halvinta hintalappua etsien. Valinnassa kannattaa miettiä hetki kokonaiskustannuksia, etenkin työn kustannusta. Heitetäänpä ilmaan esimerkki:

Isännöintiyhtiössä on 100 hoidettavaa taloyhtiötä. Keskimäärin 30:ssä yhtiössä on päällä korjauksia. Sanotaan, että kirjanpitäjällä menee yhden perusilmoituksen laatimiseen 1 tunti ja isännöitsijöiltä puolestaan 15 minuuttia per viikko per yhtiö juoksevaan tietojen hallintaan tai pelkkään hiusten päästä repimiseen. Tästä tulee yhteensä 60 työtuntia per kk. Tämän työajan kustannus yritykselle lienee noin 1500 – 6000 euroa per kk riippuen tuntikustannuksesta ja siitä, mihin muuhun tämän työajan voisi käyttää. Jos työajalla voidaan esim. tehdä laskutettavaa työtä 80€/h, niin menetetyn työajan kustannus on jopa n. 5000 euroa per kk. Oho!

Saatavilla olevien raportointiratkaisujen tarjoamassa automaatioasteessa on hurjia eroja. ”Ruksi ruudussa” voi tarkoittaa sitä, että raportointi verottajalle hoituu teknisesti, mutta ratkaisussa ei ole otettu huomioon tehokkuusnäkökulmaa, jolloin raportointi maksaa edelleenkin yritykselle tuon 1500 – 6000 euroa kuukaudessa (+ tietojärjestelmäkulut). Tällaisia ratkaisuja on markkinoilla paljon. Toisen järjestelmän ruksi ruudussa taas tarkoittaa, että työmäärästä 90% voidaan poistaa, jolloin voidaan säästää tonneja per kuukausi vielä tietojärjestelmäkulujen jälkeenkin.

Raportointivaatimukset tiukentuvat 5.3. alkaen – onhan nyt tarpeeksi rukseja ruuduissa?

Toistaiseksi verottaja on hyväksynyt ilmoittajilta puutteellisia tietoja. Tämän vuoden alusta alkaen lainsäädäntö kuitenkin astuu todenteolla voimaan, sillä puutteellisia ilmoituksia ei enää hyväksytä. Jos siis käyttöön on otettu raportointiratkaisu ”ruksi ruudussa”-periaatteella ja pahimmassa tapauksessa henkilöstö on jo nyt ylikuormittunut, nyt jos joskus on hyvä aika kiinnittää huomiota ruksien ja ruutujen ohella myös automaatioasteeseen.

Pandian tavoitteena on tarjota urakkaraportointiin markkinoiden selkeästi korkein automaatioaste. Ratkaisu soveltuu erityisen hyvin kiinteistömanagereille, isännöintiyhtiöille ja varainhoitajille, jotka hallinnoivat suurta kiinteistöportfoliota. Mikäli Pandian ratkaisut aiheeseen liittyen kiinnostavat, voit lukea niistä tarkemmin täällä.