Tiedonantovelvollisuus yksinkertaistuu? Vaikutukset tilaajalle vähäiset.

Verottaja tiedotti 9.12.2015 rakentamisen tiedonantovelvollisuuden yksinkertaistumisesta. Tiedotteen alussa todetaan lupaavasti, että ”jatkossa urakkailmoituksia täytyy antaa harvemmin, eikä enää jokaiselta työmaalta erikseen”. Avaan tässä tarkemmin, mitä muutokset tarkoittavat tilaajaorganisaation näkökulmasta.

1. Sopimuskohtainen vs työmaakohtainen ilmoittaminen?

Ensimmäinen muutos koskee tapauksia, joissa saman urakan puitteissa tehdään työtä usealla eri työmaalla. Jatkossa, jos tilaat samalla kerralla samalta urakoitsijalta esimerkiksi kattoremontin kolmeen eri osoitteeseen, niin riittää kun ilmoitat tiedot yhtenä könttänä kolmen työmaakohtaisen ilmoituksen sijaan.

Tällaisissa tilanteissa nykyistä käytäntöä ei kuitenkaan ehkä kannata lähteä muuttamaan, sillä kustannusseuranta on tyypillisesti jo muutenkin työmaakohtaista (1 työmaa = 1 kustannuspaikka). Kuitenkin, jos aiemmin on jouduttu kustannuspaikan sisällä pilkkomaan sopimuksia vielä tarkemmalle tasolle, niin näissä tapauksissa toiminta voi hieman helpottua. Esimerkkinä mainittakoon sopimus, jolla on kerralla sovittu 5 kylpyhuoneen remontoimisesta samassa talossa – tiedot olisi aiemmin (ainakin teoriassa) pitänyt ilmoittaa 5 osassa, mutta jatkossa riittää ilmoittaminen kerralla.

Viimeistään nyt heräsi varmaan mieleen kysymys puitesopimuksista? Verottajan tiedote ei anna syytä ymmärtää, että tämä olisi jotenkin muuttumassa. On siis tulkittava, että puitesopimusten sisällä yksittäiseksi ilmoitettavaksi sopimukseksi tulkitaan edelleen yksittäinen erillinen tilaus. Lain kirjaimen noudattaminen edellyttää siis edelleen, että kukin tilaus ilmoitetaan omana urakkanaan/työmaanaan/sopimuksenaan, eikä ilmoittaminen puitesopimuksen tasolla ole edelleenkään ohjeistuksen mukainen. Eli puitesopimuksissa muutos tarkoittaa käytännössä, että mikäli puitesopimuksen alainen yksittäinen tilaus jakautuu usealle työmaalle, niin tätä tilauskohtaista ilmoitusta ei tarvitse enää pilkkoa työmaakohtaisiin osiin.

Lopputuomio: Sopimus- ja työmaakohtaisuuteen tehty muutos tulee siis hieman helpottamaan kaikkein monimutkaisimpia ilmoitustapauksia ja vähentämään näistä aiheutuvia hermoromahduksia. Hyvä näin! Laajemmin ajatellen muutos on kuitenkin kohtuullisen vähäinen, eikä olennaisesti muuta tiedonantovelvollisuuden ja ilmoittamisen perusajatusta. Normaali työsarka ilmoittamisessa pysyy pitkälti ennallaan.

2. Ilmoitusten antaminen harvemmin?

Toinen muutos koskee perusteita, jotka velvoittavat yksittäisen ilmoituksen lähettämiseen. Heti alkuun on huomattava, että harvemmin ilmoittaminen EI siis tarkoita sitä, että ilmoitusrajat olisivat löysentyneet ja ilmoitettavia urakoita olisi tällöin entistä vähemmän. Muutoksen myötä ilmoitettavia urakoita on aivan yhtä paljon kuin ennenkin.

Aiemmin ilmoituksia on käytännössä pitänyt lähettää a) urakan alkaessa, b) urakan päättyessä ja c) joka kuukausi näiden ajankohtien välissä. Muutos vaikuttaa kohtaan C siten, että niiltä kuukausilta, joilta ei käytännössä ole uutta ilmoitettavaa, voidaan jättää ilmoittamatta.

Otetaan esimerkiksi yksinkertainen urakka, joka kestää 3kk ja sisältää yhden loppulaskun. Aiemmin on pitänyt lähettää kuukaudesta 1 perustamisilmoitus, kuukaudesta 2 ilmoitus toteuman mukaan ja kuukaudesta 3 loppulaskun sisältävä viimeinen ilmoitus. Muutoksen myötä keskimmäistä ilmoitusta ei välttämättä tarvitse enää tehdä (jos toteuma on nolla).

Lopputuomio: Muutos helpottaa etenkin sellaisia tilaajayrityksiä, jotka tilaavat vain pitkäkestoisia ja yhdellä loppulaskulla laskutettavia urakoita. Jos kuitenkin joukkoon mahtuu kaikenlaisia urakoita maan ja taivaan väliltä, niin muutoksen hyöty ei ole niin suuri. Tämä siksi, että mitä sekalaisempi ja suurempi joukko urakoita on meneillään, sitä arvokkaammaksi tulee systemaattisuus toimintatavoissa. Voi olla jopa selkeämpää lähettää systemaattisesti joka kuukausi ilmoitus kaikista urakoista kuin erikseen hallita tietoa siitä, mitkä ilmoitukset on lähetettävä ja mitkä ei. Mitä vähemmän systemaattisuutta, sitä enemmän virhemahdollisuuksia.

3. Pakollisten tietojen muutokset?

Yllä mainittujen muutosten ohella muutamat tiedot ovat nyt muuttuneet vapaaehtoisiksi. Merkittävin näistä on yhteyshenkilötiedot, joiden ilmoittaminen ei ole jatkossa pakollista. Tämän lisäksi työmaan sijainti muuttuu sopimuskohtaiseksi (liittyy suoraan kohtaan 1), ulkomaisen työntekijän osoitetiedoksi riittää kotivaltion osoite ja työntekijän osoite Suomessa muuttuu vapaaehtoiseksi. Nämä muutokset selittänevät itse itsensä ilman sen kummempia esimerkkejä.

Lopputuomio: Yhteyshenkilötiedon muuttuminen vapaaehtoiseksi on hyvä muutos ja se helpottaa hieman käytännön työtä – tosin olettaen, että aiemmin yhteyshenkilötiedot on ylipäätään ilmoitettu pedantisti eikä vain esim. toimittajarekisterin vakioyhteyshenkilötietoa käyttäen. Aiemmin yhteyshenkilötiedot on pitänyt syöttää ilmoituksiin urakkakohtaisesti ja ilmeisesti tämän tarkoitus on ollut lähinnä palvella verottajaa lisätietopyyntöjen kohdistamisessa helposti oikealle ihmiselle.

Lopuksi

Rakennus- ja kiinteistöalalla toivottiin aikoinaan kovasti, että uusi lainsäädäntö ei koskaan menisi läpi, koska odotettavissa oli suuri hallinnollinen työ. Lainsäädännön voimaantulon jälkeen puolestaan on alkanut spekulaatio siitä, että koskahan lakia aletaan keventämään, koska ilmoittaminen johti juurikin niin suureen työmäärään kuin odotettiinkin.

Uutiset yksinkertaistuksista on otettu siis ilolla vastaan. Täytyy nyt kuitenkin todeta, että uudet kevennykset jäävät kyllä pieniksi. Kaikkein monimutkaisimpien tapauksien ilmoittaminen hieman helpottuu ja lisäksi ilmoittajille annetaan hieman lisää joustavuutta parhaan ilmoitusprosessin luomiseksi. Ilmoittamisen perusteet ja sitä kautta ilmoittamisen työmäärä pysyvät kuitenkin etenkin isoilla tilaajaorganisaatioilla kutakuinkin ennallaan.

Pandian blogi laajenee

Viimeisen vuoden aikana olemme jakaneet tässä blogissa tietoa ja vinkkejä rakentamisen tiedonantovelvollisuudesta sekä ilmoitusrumban automatisoinnista. Ainakin kävijämäärien perusteella näyttää siltä, että sisältö on ollut hyödyllistä. Tämän kannustamana tulemmekin laajentamaan blogin käyttötarkoitusta kattamaan myös laajemmin ajankohtaisia kiinteistöalaan ja tietojärjestelmiin liittyviä asioita.

Kirjoittajien erityisosaamisalueita (uudet lakikoukerot automaatioratkaisuiksi muuttamisen ohella) ovat erityisesti rahoituksen hallinta, budjetointi- ja raportointikäytännöt sekä energianhallinta. Tulemme siis jakamaan tässä blogissa jatkossa näkemyksiä ja ajankohtaista tietoa erityisesti näistä asioista. Myös tietojärjestelmien ostaminen ja fiksu ohjelmistoliiketoiminta yleisesti tulevat olemaan kirjoittelun aiheena.

Blogin käyttötarkoituksen laajentumisen huomaat myös muutetusta navigaatiosta (ks. vasemmalla). Varsinaista uusien aiheiden asiasisältöä odotellessa voit tutustua myös toiseen blogiimme osoitteessa www.leanheat.com. Aiheena siellä on energianhallinta ja Leanheat-hankkeemme kuulumiset. Aivan varmasti mielenkiintoista kaikille, jotka ovat tekemisissä kiinteistöjen kanssa!

Laiminlyöntimaksut, liipasinsormi herkistynyt – muista tämä, kun mietit uutta ilmoitustapaa!

Talouselämä raportoi uudessa tiedonantovelvollisuutta koskevassa artikkelissaan, että verottaja alkaa olemaan kyllästynyt puutteellisiin ilmoituksiin. Artikkelissa painotetaan, että laiminlyöntimaksuja on nyt alettu langettamaan erityisesti tapauksissa, joissa ilmoittaja ei korjauskehotuksesta huolimatta pysty toimittamaan täydellisiä tietoja verottajalle.

Blogasimme jo aikaisemmin yllättävästä tiedonantovelvollisuuden ristiriidasta – tällä voi nyt olla paljonkin merkitystä sen suhteen, osuuko omalle kohdalle sanktioita vai ei.

Pähkinänkuoressa idea siis on, että verottajan ohjeistukset antavat teoriassa 12kk aikaa vapaasti korjata ilmoituksia. Jos verottaja kuitenkin lähettää selvityspyynnön/korjauskehotuksen, voi korjaamisaikaa ollakin esimerkiksi vain 2 viikkoa, jonka jälkeen sanktiot voidaan todellisuudessa langettaa. Tiedossamme olevissa tapauksissa tätä aikamäärettä ei ole myöskään saanut edes anomalla pidennettyä.

Jos ilmoituskäytäntö on ollut puutteellinen, voi olla vaikeaa saada prosessit ja järjestelmät korjattua 2 viikon tai vastaavassa aikaikkunassa. Allekirjoittaneen firman tarjoama järjestelmä (Pandia Investment) voidaan tarvittaessa ottaa käyttöön näinkin kiireellisesti, mutta erityisesti integraatioita tehtäessä aikataulupaine on suuri.

Jos ilmoituskäytännöt ei ole vielä kunnossa, niin kannattanee siis ottaa asia työn alle ennen kun korjauskehotuksia kolahtaa postiluukkuun!

Urakkaraportointi hoidossa, mutta henkilöstö ylikuormittunut? Vaatimukset tiukentuvat 5.3. alkaen.

Ruksi ruudussa, urakkaraportointi hoidossa? Vai onko?

Verottajalle on lähetetty  ilmoituksia puolen vuoden ajan. Monilla prosessit on tänä aikana hiottu pitkälle – siis luotettaviksi ja tehokkaiksi – osalla taas käytössä on edelleen väliaikaisiksi suunniteltuja ratkaisuja, kuten erilaisia excel-virityksiä.

Erilaisia ratkaisuja tiedonantovelvollisuuden hoitamiseen on paljon ja monet niistä ovat keskenään hyvin erilaisia. Osa hoitaa raportoinnin kirjanpidon lisämoduulilla, osa toiminnanohjausjärjestelmän raportointipalikalla, osa projektijärjestelmän uudella ominaisuudella. Monella on myös ollut perusjärjestelmien vaihto päällä, eikä tarkkaa tietoa lopullisesta toimintatavasta vielä ole – etenkin tältä joukolta kuuleekin monesti, että ”uusi toimittaja on luvannut, että raportointi verottajalle hoituu”.

Järjestelmän mainoslehtisessä on siis merkitty ”ruksi ruutuun” ja todettu, että homma hoituu. No tottakai ”homma hoituu” – ruudussahan on ruksi?! Ilmoitusvelvollisuus hoituu myös käsipelillä, excelillä ja kenties pelkällä ajatuksen voimallakin, kunhan työmaita tai ilmoittavia yhtiöitä ei ole paljon. Mutta entä jos onkin?

Jos ilmoittavia yhtiöitä on paljon, voidaan työn kustannuksissa säästää huimasti

Jos ilmoittavia yhtiöitä tai työmaita on organisaatiossa paljon (esim. kymmeniä tai satoja), niin on tyhmää tehdä järjestelmän valinta ”ruksi ruudussa”-periaatteella halvinta hintalappua etsien. Valinnassa kannattaa miettiä hetki kokonaiskustannuksia, etenkin työn kustannusta. Heitetäänpä ilmaan esimerkki:

Isännöintiyhtiössä on 100 hoidettavaa taloyhtiötä. Keskimäärin 30:ssä yhtiössä on päällä korjauksia. Sanotaan, että kirjanpitäjällä menee yhden perusilmoituksen laatimiseen 1 tunti ja isännöitsijöiltä puolestaan 15 minuuttia per viikko per yhtiö juoksevaan tietojen hallintaan tai pelkkään hiusten päästä repimiseen. Tästä tulee yhteensä 60 työtuntia per kk. Tämän työajan kustannus yritykselle lienee noin 1500 – 6000 euroa per kk riippuen tuntikustannuksesta ja siitä, mihin muuhun tämän työajan voisi käyttää. Jos työajalla voidaan esim. tehdä laskutettavaa työtä 80€/h, niin menetetyn työajan kustannus on jopa n. 5000 euroa per kk. Oho!

Saatavilla olevien raportointiratkaisujen tarjoamassa automaatioasteessa on hurjia eroja. ”Ruksi ruudussa” voi tarkoittaa sitä, että raportointi verottajalle hoituu teknisesti, mutta ratkaisussa ei ole otettu huomioon tehokkuusnäkökulmaa, jolloin raportointi maksaa edelleenkin yritykselle tuon 1500 – 6000 euroa kuukaudessa (+ tietojärjestelmäkulut). Tällaisia ratkaisuja on markkinoilla paljon. Toisen järjestelmän ruksi ruudussa taas tarkoittaa, että työmäärästä 90% voidaan poistaa, jolloin voidaan säästää tonneja per kuukausi vielä tietojärjestelmäkulujen jälkeenkin.

Raportointivaatimukset tiukentuvat 5.3. alkaen – onhan nyt tarpeeksi rukseja ruuduissa?

Toistaiseksi verottaja on hyväksynyt ilmoittajilta puutteellisia tietoja. Tämän vuoden alusta alkaen lainsäädäntö kuitenkin astuu todenteolla voimaan, sillä puutteellisia ilmoituksia ei enää hyväksytä. Jos siis käyttöön on otettu raportointiratkaisu ”ruksi ruudussa”-periaatteella ja pahimmassa tapauksessa henkilöstö on jo nyt ylikuormittunut, nyt jos joskus on hyvä aika kiinnittää huomiota ruksien ja ruutujen ohella myös automaatioasteeseen.

Pandian tavoitteena on tarjota urakkaraportointiin markkinoiden selkeästi korkein automaatioaste. Ratkaisu soveltuu erityisen hyvin kiinteistömanagereille, isännöintiyhtiöille ja varainhoitajille, jotka hallinnoivat suurta kiinteistöportfoliota. Mikäli Pandian ratkaisut aiheeseen liittyen kiinnostavat, voit lukea niistä tarkemmin täällä.

Verottajalla 20 000 ilmoitusta syynissä – syynä myös inhimilliset virheet ja tietojärjestelmät?

Laajaa uutisointia ilmoitusvelvollisuuden hyödyistä ja haitoista

Tällä viikolla on uutisoitu laajasti rakennusalan tiedonantovelvollisuuden haitoista ja hyödyistä. Suomen yrittäjät raportoi laajan kyselynsä pohjalta, että yritykset ovat käyttäneet tietojärjestelmiin <5000 eurosta noin 30000 euroon kertainvestointina ja pulittavat työkaluista lisäksi <500 eurosta >3000 euroon kuukaudessa palvelumaksuja.

Skaala on luonnollisesti suuri, sillä ilmoitusvelvollisten yritysten joukkoon mahtuu hyvin monenlaisia organisaatioita. Osa yrityksistä raportoi jopa useiden satojen yhtiöiden tai työmaiden tietoja joka kuukausi, osa taas vain oman yrityksensä tai yhden työmaan tiedot.

Investoinnit ovat perusteltuja – yhteiskunnallisesta hyödystä odotellaan näyttöjä

Kyselyyn vedoten on uutisoinnissa herätelty kysymystä siitä, mitkä on uuden ilmoitusvelvollisuuden haitat ja hyödyt. Jos ajatellaan hyötyjä ja kustannuksia yrityksen näkökulmasta, niin investoinnit ovat varmasti perusteltuja. Uusi tiedonantovelvollisuus on tehty varsin monimutkaiseksi ja väitän, että velvotteiden täyttäminen ei tule tulevaisuudessa helpottumaan – päin vastoin. Kun aika vierähtää muutaman kuukauden verran eteenpäin, alkaa korjausilmoittamisen aikakausi.

”Korjausilmoittamisen aikakaudella” pitää olla tarkkana, että työmaiden ja yritysten tietoja on hallittu oikein, niillä tapahtuvista muutoksista on pidetty kirjaa ja, että nämä muutokset (ja muutkin poikkeukset) osataan ilmoittaa verottajalle oikein. Vastaan tulee väistämättä myös muita erikoistapauksia: yritykset fuusioituvat, ilmoitusvastuut siirtyvät yritykseltä toiselle, laskuja nasahtaa jo päättyneille työmaille jne jne. Varsinkin, jos hallittavia työmaita tai yrityksiä on massoittain, tulee yrityksille helposti kaikkein kalleimmaksi se, jos ilmoitusvelvollisuuden hoitamiseen joudutaan käyttämään merkittävästi ihmisten aikaa. Täysin eri asia on tietysti se, mitkä ovat ilmoitusvelvollisuuden hyödyt ja haitat yhteiskunnan tasolla.

Verottaja vastaa debattiin – 20 000 epäselvyyttä

Verottaja on vastannut haitta-hyöty-huoleen uutisoimalla, että haaviin on jäänyt jo peräti 20000 epäselvää tapausta. Koska investointeja ilmoittamiseen on tehty paljon, on eittämättä selvää, että verottajalla on nyt kova paine raportoida konkreettisista tuloksista. Laajasti uutiskynnyksen ylittäneestä tiedotteesta ei kuitenkaan tarkemmin käy vielä ilmi, mistä näissä epäselvissä tapauksissa on lopulta kyse.

Tavallaan sopii toivoa, että haaviin on jäänyt todellisia epäselvyyksiä, joiden selvittäminen vähentää harmaata taloutta, jolloin yrittäjien tekemille investoinneille saadaan yhteiskunnallista tuottoa. Uskallan kuitenkin väittää, että varsin moni näistä epäselvyyksistä liittyy inhimillisiin virheisiin tai tietojärjestelmien puutteellisuuksiin itse ilmoittamisprosessissa.

Jos esimerkiksi urakkaraportit laaditaan vaikkapa toimittajarekisterin ja kirjanpidon pohjalta, syntyy virhetilanteita hyvin helposti. Toimittajarekisterissä voi olla vanhentunutta tietoa, joka helposti periytyy suoraan rakennusilmoituksiin. Taloushenkilöstöllä taas harvoin on ajantasaista tietoa projektien tilasta, jolloin esim. muuttuneet sopimustiedot voivatkin jumiutua teknisen henkilöstön pääkoppiin. Jokin urakka voi helposti jäädä kokonaan ilmoittamatta esim. ilmoitusrajan ylittyessä yllättävästi – ja se on vain inhimillistä.

Johtopäätöksiä ilmoittamisen tilanteesta yrityksissä

Ensimmäinen johtopäätös, joka itselleni tulee näistä uutisista mieleen on, että yritykset ovat kyllä tehneet investointeja, mutta silti huomattavassa määrässä ilmoituksista on ilmentynyt virheitä. Tarkoittaako tämä sitä, että moni ohjelmistoinvestointi on mennyt pieleen? Vai onko epäselvyydet enemmän liittyneet ”aitoihin epäselvyyksiin” ja sellaisiin tapauksiin, joissa ilmoitukset on vielä tehty käsipelillä tai kenties jätetty kokonaan tekemättä? Todellisuus löytynee jostain näiden vaihtoehtojen välimaastosta.

Pandian asiakkaat ovat käsityksemme mukaan tyytyväisiä ja selvityspyyntöjä ei ole juurikaan tullut. Tule sinäkin Pandian tiimiin. Ks. lisää täältä.

Rakennusalan ilmoitusvelvollisuus ja ilmoitusvastuun siirtyminen

Manageri hoitaa urakkaraportoinnin? Entä jos manageri vaihtuu?

Rakentamisen tiedonantovelvollisuuden hoitaminen on perustapauksessa kohtuullisen selkää: kerätään tiedot yhteen ja tehdään kuukauden perusilmoitus. Tässä kohtaa vaikein homma on yleensä tietojen kerääminen – kenellä ne ovat ja miten ne saadaan sähköiseen muotoon.

Tiedonantovelvollisuuden todelliset haasteet alkavat kuitenkin vasta erilaisten erityistilanteiden yhteydessä. Tällaisia ovat mm. menneiden laskujen muuttuminen, työmaan perustietojen muuttuminen jne. Ehkä pirullisin yhdistelmä on kuitenkin ilmoitusvastuun siirtyminen yhdessä korjausilmoitustarpeen kanssa.

Ilmoitusvastuun siirtyminen tarkoittaa tilannetta, jossa ilmoittamista tekevä juridinen taho vaihtuu. Arkisimmillaan tilanne syntyy kun tietojen ilmoittamiseen on käytetty ulkoista palveluntarjoajaa (esim. manageria) ja syystä tai toisesta manageria halutaan vaihtaa. Tilanne voi tulla eteen myös yhtiörakenteen muutoksen johdosta, esim. jos tiedonantovelvollinen fuusioidaan toiseen yhtiöön.

Uuden managerin pystyttävä ilmoittamaan myös vanhan managerin tietoja

Mikäli ilmoitusvastuu siirtyy managerilta toiselle managerille, ei se muuta mitenkään tiedonantovelvollisen velvollisuuksia. Verottajan ohjeistusta on noudatettava prikulleen ohjeistuksen mukaisesti. Esimerkkitilanteessa vanha manageri on hoitanut ilmoittamista 7/2014 – 6/2015 ja 7/2015 alkaen ilmoittamista hoitaa uusi manageri.

Mitä uuden managerin pitäisi tehdä mikäli eteen tulee laskumuutos vanhan managerin hoitamaan ilmoituskauteen? Tai vielä yleisempi tapaus: mitä jos 7/2015 tai siitä eteenpäin tulee lasku jo pättyyneeseen työmaahan vanhan managerin ilmoituskaudelta? Vastaus on yksinkertainen: uuden managerin on hoidettava ilmoitusvelvollisuus aivan kuin se olisi itse hoitanut ilmoittamista alusta alkaen!

Käytännössä tilanteen hoitaminen vaatii pedanttia otetta ja mielellään myös kehittyneitä tietojärjestelmiä. Kun ilmoitusvastuuta siirretään, pyytää tiedonantovelvollinen ensin vanhalta managerilta kaikki ilmoitusvelvollisuuteen liittyneet tiedot. Tämä tarkoittaa käytännössä vanhan managerin ilmoituskaudella tehtyjä ilmoituksia ja niiden ilmoitustunnuksia. Helpointa tietysti olisi mikäli vanha manageri voisi toimittaa kaikki sen hoitamat työmaat ja urakat siistinä excel-tiedostona. Nämä tiedot sitten siirretään uuden managerin tietojärjestelmiin yhdessä menneiden laskutietojen kanssa.

Mikäli uuden managerin tietojärjestelmä tukee ilmoitusvastuun siirtymistä, osaa se syötettyjen tietojen avulla ajaa automaattisesti korjausajon, jolla myös vanhan managerin ilmoituskausi siirtyy uuden managerin vastuulle. Tämän jälkeen laskumuutokset menneeseen tai uudet laskut jo vanhan managerin jaksolla päättyneisiin työmaihin hoituvat täysin automaattisesti.

Pandia Investment on markkinoiden automaattisin ratkaisu tiedonantovelvollisuuden hoitamiseen sekä oiva työkalu laajempaan hankesalkun seurantaan ja suunnitteluun. Mikäli ratkaisumme aiheeseen liittyen kiinnostavat tai haluat tarkemmin kuulla, miten ilmoitusvastuun siirtyminen hoituu helposti ota meihin yhteyttä.

Korjausilmoitus vs. verottajan selvityspyyntö – tiedonantovelvollisuuden yllättävä ristiriita

Verottajan ohjeistuksessa ja käytännön toiminnassa hämmentävä ristiriita

Yksi rakentamisen tiedonantovelvollisuuden peruspykälistä on oikeus (ja velvollisuus) ilmoitettujen tietojen oma-aloitteeseen korjaamiseen. Verottajan ohjeistuksessa sanotaan mm. seuraavaa:

Kohta 7.1 Ilmoittaja voi korjata tietojaan taannehtivasti kohdekautta edeltävän 12 kuukauden ajan.

Esimerkki 26: Toukokuun 2015 tiedossa, jotka ilmoittaja on antanut 5.7.2015, on ollut virhe. Ilmoittaja voi korjata tietoa viimeistään 5.7.2016.

Lukija voisi tehdä näistä kohdista päätelmän, että virheellisenä lähetettyjä ilmoitustietoja saisi korjata 12 kuukauden ajan. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa, sillä verottajalta tuleviin selvityspyyntöihin on vastattava verottajan vaatimassa aikataulussa, eikä verottajan ohjeistuksessa mainitussa korjausilmoittamisen aikataulussa.

Mikä ”verottajan selvityspyyntö”?

Verottaja voi lähettää rakentamisen tiedonantovelvollisuuteen liittyviä selvityspyyntöjä, mikäli jokin ilmoituksessa oleva tieto on puutteellinen/virheellinen/kyseenalainen. Eräälle asiakkaallemme tuli tällainen pyyntö, koska yhden urakoitsijan y-tunnus oli ilmoituksessa virheellinen (syntaksiltaan oikein, mutta väärä firma; yritys oli fuusioitunut toiseen yritykseen). Verottaja lähetti asiakkaallemme selvityspyynnön hyvin nopeasti perusilmoituksen lähettämisen jälkeen ja siinä annettiin asiakkaalle noin 2 viikkoa aikaa korjata virheelliset tiedot tekemällä korjausilmoitus ilmoituskanavaan.

Lisäaikaa korjaamiseen olisi voinut pyytää erillisellä kirjallisella vastineella selvityspyyntöön. Kaiken kaikkiaan tilanteen teki asiakkaallemme ongelmalliseksi kiireellisyys – virheen korjaamiseen oli hyvin vähän aikaa. Meidätkin kiireellisyys yllätti, sillä olimme olettaneet ohjelmistoamme rakennettaessa että korjausaikaa olisi tuo 12 kuukautta.

Opimmekin tästä, että kaikki verottajan ohjeistuksessa mainitut korjausilmoittamisen aikamääreet liittyvät VAIN ja AINOASTAAN sellaisiin puutteisiin tai virheisiin, jotka ilmoitusvelvollinen itse huomaa. Kun verottaja puolestaan huomaa aineistossa virheen, on ilmoitusvelvollisen varauduttava erittäin nopeaan korjaamiseen.

Korjausilmoittamisen porsaanreikä

Omasta näkökulmastani selvityspyyntöjen aikarajojen tiukkuus verrattuna korjausilmoittamisen aikarajoihin on vaarallinen linjaus, jolla voi olla ikäviä seurannaisvaikutuksia. Kun verottaja pyytää selvityspyyntöjä, se pyytää niitä sellaisista asioista missä se on havainnut omien järjestelmiensä perusteella virheen. Tällaisia voi siis syntyä lähinnä ilmoitusvelvollisen lähettämiin tietoihin.

Tästä seuraa looginen päätelmä – mitä enemmän ja laajemmin lähetät tietoa verottajalle, sitä todennäköisemmin niihin syntyy virheitä ja sitä todennäköisemmin tulee selvityspyyntöjä. Toisin päin jos asiakas lähettää minimimäärän tietoa (esim. vain yhden työmaan per kk), niin sitä epätodennäköisempää selvityspyynnön vastaanottaminen on. Ja tässä se dilemma onkin: pedantisti perusilmoituksensa täyttävät saavat selvityspyyntöjä, ne taas jotka täyttävät ne erittäin huolimattomasti saavat 12 kuukautta korjausaikaa.

Suosittelenkin lämpimästi verohallinnolle selvityspyyntöjen ja oma-aloitteisen korjaamisen aikarajojen yhtenäistämistä.

Pandian järjestelmässä niin perusilmoitusten kuin korjausilmoitustenkin laadinta on automatisoitu. Optimitapauksessa siis riittää, että perustietoja pidetään yllä, jolloin verottaja saa automaattisesti tarvittavat ilmoitukset. Verottajan selvityspyyntöjen vuoksi on käyttäjien kuitenkin varauduttava myös normaalia nopeampaan korjausilmoitussykliin. Mikäli Pandian ratkaisut aiheeseen liittyen kiinnostavat, voit lukea niistä tarkemmin täällä.