Urakkaraportointi hoidossa, mutta henkilöstö ylikuormittunut? Vaatimukset tiukentuvat 5.3. alkaen.

Ruksi ruudussa, urakkaraportointi hoidossa? Vai onko?

Verottajalle on lähetetty  ilmoituksia puolen vuoden ajan. Monilla prosessit on tänä aikana hiottu pitkälle – siis luotettaviksi ja tehokkaiksi – osalla taas käytössä on edelleen väliaikaisiksi suunniteltuja ratkaisuja, kuten erilaisia excel-virityksiä.

Erilaisia ratkaisuja tiedonantovelvollisuuden hoitamiseen on paljon ja monet niistä ovat keskenään hyvin erilaisia. Osa hoitaa raportoinnin kirjanpidon lisämoduulilla, osa toiminnanohjausjärjestelmän raportointipalikalla, osa projektijärjestelmän uudella ominaisuudella. Monella on myös ollut perusjärjestelmien vaihto päällä, eikä tarkkaa tietoa lopullisesta toimintatavasta vielä ole – etenkin tältä joukolta kuuleekin monesti, että ”uusi toimittaja on luvannut, että raportointi verottajalle hoituu”.

Järjestelmän mainoslehtisessä on siis merkitty ”ruksi ruutuun” ja todettu, että homma hoituu. No tottakai ”homma hoituu” – ruudussahan on ruksi?! Ilmoitusvelvollisuus hoituu myös käsipelillä, excelillä ja kenties pelkällä ajatuksen voimallakin, kunhan työmaita tai ilmoittavia yhtiöitä ei ole paljon. Mutta entä jos onkin?

Jos ilmoittavia yhtiöitä on paljon, voidaan työn kustannuksissa säästää huimasti

Jos ilmoittavia yhtiöitä tai työmaita on organisaatiossa paljon (esim. kymmeniä tai satoja), niin on tyhmää tehdä järjestelmän valinta ”ruksi ruudussa”-periaatteella halvinta hintalappua etsien. Valinnassa kannattaa miettiä hetki kokonaiskustannuksia, etenkin työn kustannusta. Heitetäänpä ilmaan esimerkki:

Isännöintiyhtiössä on 100 hoidettavaa taloyhtiötä. Keskimäärin 30:ssä yhtiössä on päällä korjauksia. Sanotaan, että kirjanpitäjällä menee yhden perusilmoituksen laatimiseen 1 tunti ja isännöitsijöiltä puolestaan 15 minuuttia per viikko per yhtiö juoksevaan tietojen hallintaan tai pelkkään hiusten päästä repimiseen. Tästä tulee yhteensä 60 työtuntia per kk. Tämän työajan kustannus yritykselle lienee noin 1500 – 6000 euroa per kk riippuen tuntikustannuksesta ja siitä, mihin muuhun tämän työajan voisi käyttää. Jos työajalla voidaan esim. tehdä laskutettavaa työtä 80€/h, niin menetetyn työajan kustannus on jopa n. 5000 euroa per kk. Oho!

Saatavilla olevien raportointiratkaisujen tarjoamassa automaatioasteessa on hurjia eroja. ”Ruksi ruudussa” voi tarkoittaa sitä, että raportointi verottajalle hoituu teknisesti, mutta ratkaisussa ei ole otettu huomioon tehokkuusnäkökulmaa, jolloin raportointi maksaa edelleenkin yritykselle tuon 1500 – 6000 euroa kuukaudessa (+ tietojärjestelmäkulut). Tällaisia ratkaisuja on markkinoilla paljon. Toisen järjestelmän ruksi ruudussa taas tarkoittaa, että työmäärästä 90% voidaan poistaa, jolloin voidaan säästää tonneja per kuukausi vielä tietojärjestelmäkulujen jälkeenkin.

Raportointivaatimukset tiukentuvat 5.3. alkaen – onhan nyt tarpeeksi rukseja ruuduissa?

Toistaiseksi verottaja on hyväksynyt ilmoittajilta puutteellisia tietoja. Tämän vuoden alusta alkaen lainsäädäntö kuitenkin astuu todenteolla voimaan, sillä puutteellisia ilmoituksia ei enää hyväksytä. Jos siis käyttöön on otettu raportointiratkaisu ”ruksi ruudussa”-periaatteella ja pahimmassa tapauksessa henkilöstö on jo nyt ylikuormittunut, nyt jos joskus on hyvä aika kiinnittää huomiota ruksien ja ruutujen ohella myös automaatioasteeseen.

Pandian tavoitteena on tarjota urakkaraportointiin markkinoiden selkeästi korkein automaatioaste. Ratkaisu soveltuu erityisen hyvin kiinteistömanagereille, isännöintiyhtiöille ja varainhoitajille, jotka hallinnoivat suurta kiinteistöportfoliota. Mikäli Pandian ratkaisut aiheeseen liittyen kiinnostavat, voit lukea niistä tarkemmin täällä.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s